知らないと恥ずかしい「社内システム」/ERPパッケージを理解する

 

sa-2
こんにちは。

sa2(@sa2fdi)と申します。

真面目な記事を挙げていますが、実は最近Youtuberになりました。笑

借金して仮想通貨を買った僕が、Youtuberになったワケ

是非一度ご覧ください。

自己紹介はこちらから。

 

入社してから、様々な場面で社内システムの話を耳にします。多くはERPパッケージのことを指しているのですが、社内の財務分析等をするときはほどんどこの中を覗くこととなります。(筆者は財務部門で働いています。)

私は今まで自分の仕事に対して必要に応じてシステムを使う、ということをしてきました。これからは、システムができることを全体像として理解することで仕事に活かしていこうと思い、ERPをテーマとして取り上げました。

また、ERPを知ることによって社内の事業の流れが見えてきます。是非、最後までご覧ください。

 

ERPの定義
ERP=Enterprise Resources Planning です。言葉の意味としては、「企業経営の資源を要素毎に適切に配分し、最大限効果を高めていくための戦略」となります。要素としては基本的にヒト・モノ・カネとそれにまつわる社内の情報全てのことを指します。これらを有効活用していくことが経営戦略の最大の目的であり、そのためにERPパッケージが誕生しました。ERPパッケージとは、その名の通りERPを達成するためのシステムソフトウェアです。

 

ERPパッケージでできること

まず、ERPパッケージが生まれる前、企業はどのように情報を管理していたのか。多くは会計・在庫管理・販売管理・顧客管理・人事給与などに対して、それぞれを別のシステムで運用していました。

例えば、社員に退職金を支払うこととします。

このときまず人事部が人事給与のシステムを見に行き、人事給与のシステムに基づいて、支払情報(支払額・支払日・支払先口座等)を決定します。

次に、人事部から財務・経理部に対し支払情報を連絡します。その後財務経理の人間が人事部からもらった情報をもとに、会計システム内で支払手続き・支払処理をします。

支払処理ののち、会計システム内で処理が完了されたという証憑を財務経理から人事に返します。

最後に、財務経理の支払処理情報に基づいて、人事部が人事給与システム内で支払い完了のステータスに情報を更新して、ようやく作業が完了することになります。

もう1例挙げます。

お客様から営業に対し、注文内容の変更依頼が届いたとき。

営業は、その変更が可能であるかを判断し、早急に返答しなければなりません。まずは手配可能な商品があるかを判断するため、在庫管理のシステム担当者に確認します。

在庫がある場合には、次に物流管理システムと販売管理システムをそれぞれ活用し、いつまでにお客様に売れる状態になるのかを判断します。

仮に在庫がなかったとすると、今度は生産管理のシステム内でいつまで商品を発送できるようになるかを調べることとなります。

 

このように従来のシステムが縦割りで併存していた時代は、1つの取引に対していくつものシステムがまたがり、複数部門が都度情報共有を数ストロークにわたって行う必要がありました。

この、何度も何度も連絡を取り合って作業する必要のあったプロセスを一回で終わらせることができるように1つのパッケージでシステムをまとめたのがERPパッケージです。

会計・人事給与・在庫管理など、全ての情報を一元化して管理することができるようになります。

ある業務に取り掛かるとき、1度ERPを覗きにいけば、必要な情報が手に入り、全ての部門に対しその情報をアップデートすることができるのです。

ERPパッケージによって「情報を一元管理する」というところが、経営戦略にとっての革命的な影響力を持ちます。

全ての部門に対して「情報を一元管理する」ということがどれだけすごいことなのか。

分かりにくい部分があるため球技に例えます。

 

社内システム(ERP)を球技に例える

 

全ての部門が、それぞれ別の種類の球技をやっているチームだと思ってください。

野球・サッカー・バスケ・バレーボール・ドッジボール、全てがボールも使う道具も違う上、別々のコートで今までプレーしていました。

これを一元管理するということは、コートや道具・ボールまで全て統一して全ての競技をプレー可能にするということです。

全員が体育館に集まってプレーするようになるため、お互いの状況がよくわかります。けが人が出れば別の球技から助っ人を呼べますし、ボール磨きも一種類で済むので楽です。

現実の球技ではあり得ませんが、ERPパッケージの登場は企業にとってこれくらい革命的な事象であることがお分かりいただけたでしょうか。

ERPパッケージ導入後の企業で働き始めた筆者にとっては、この世界が当たり前となってしまっています。が、実は全企業における導入率が約4割に達したのは2006年だと言われているそうです。

10年ほど前、IT革命という言葉が流行った時代ですね。

 

システムを統合するということ

経営統合などをきっかけに、システムを統合・再構築する必要に迫られる場合があります。

統合元の企業がそれぞれ別のシステムで取引記録を残している場合、システムを統合しないかぎり、ずっと別々のシステムを併存させて使用していかなければなりません。

ERPの最大の長所である情報の一元管理ができなくなってしまうのです。

 

みずほ銀行などのシステムがよく話題にあがったりします。

みずほ銀行は、2002年に3つ銀行が合併して誕生した企業です。旧来のシステムを統合するために、延期を繰り返しながら数千億もの投資を今もなお続けています。

度重なるシステム統合完了の延期は、システム統合の難しさというものを世間に知らしめています。

 

システム統合の際に障害となるものを理解することで、企業取引というものの性質が見えてくることがあります。

システムを統合するときの主な手法としては、存続させるシステムを一つに決めて、新規取引を全て存続するシステムに記録していくというものがあります。

消滅させる方のシステムには新たな取引が記録されなくなるので、使用を停止することができるのです。

 

例えば、生命保険という業界ではこの方法は通用しません。

なぜなら生命保険は取引が何十年も続くという性質を持っているからです。ただ新規取引の記録を存続システムに記録していくだけではシステムの移行は達成できないのです。

一つ一つの既存取引を存続システムに移していくか、システムを併存して使うかの選択を迫られることとなります。

事業会社の仕組み

ERPシステムは、企業活動に沿って組み立てられます。(逆にERPパッケージの形に合わせて業務フローを変えることもよくあります。それほどシステムというものは膨大で複雑だということです。)

そのため、ERPシステムを理解することで、自分の会社の流れがよくわかったりします

複数部門にわたる取引なんかは、システムの流れを見ることで全体像が把握できる場合があるので、アプローチの仕方として選択肢に入れておくと良いかもしれません。